Salesforceの承認プロセスで承認/却下時にメール通知を送信するには手動で設定が必要
はじめに
Salesforceには、承認という機能が用意されており、レコードの承認プロセスを簡単に設定することができます。
承認プロセスと言うと、申請者や承認者へのメール通知機能が必要になることが多いはずです。このメール通知には注意が必要です。
申請時には、標準のメール通知が用意されていますが、承認/却下時には、自分で設定を行わない限り、メール通知は行われません。
申請時のメール通知
承認申請を行うと、割り当てられた承認者にメール通知が送信されます。ここで送信されるメールは、承認プロセスの [編集] の [通知テンプレート] で設定できます。
メールテンプレートを指定しない場合、標準のメール通知が送信されます。メールの内容は以下の通りです。
承認/却下時のメール通知
承認/却下時には、標準のメール通知が用意されていません。[最終承認/却下時のアクション] から [メールアラート] を追加する必要があります。
その際、承認/却下メールの宛先である申請者のメールアドレスを取得しておく必要があります。以下の手順で設定を行います。
- 対象のオブジェクトにメール型のカスタム項目を作成します。
- [申請時のアクション] に上記カスタム項目の [項目自動更新] を追加します。
- [数式の値] を「$User.Email」に設定し申請者のメールアドレスを取得します。
詳しくは以下の公式ヘルプを参照してください。
承認プロセスの承認開始時や承認ステップで申請者にメール通知を行いたい： ヘルプ | トレーニング | Salesforce
メールテンプレートの注意点
承認フローのメールテンプレートを作成する際に、[承認の差し込み項目] をよく使用しますが、いくつか注意点があります。
承認の差し込み項目： Help | Training | Salesforce
例えば、[承認ステップのコメント({!ApprovalRequest.Comments})] は、承認フローのコメントをメールに差し込むことができます。
この項目は、「複数の承認者全員からの承認が必要な承認ステップで、メールに最後に入力されたコメントのみを返します」。
例えば、承認時のメールテンプレートに {!ApprovalRequest.Comments} を差し込み設定し、申請者がコメントを入力して申請、承認者がコメントを入力せず承認した場合、申請者には自分の申請コメントが記載された承認メールが送信されます。
この挙動が許容できない場合、何かしら対処を行う必要があります。
メール通知の無効化
標準のメール通知を無効化するには、以下の公式ヘルプを参照してください。
承認プロセスで標準メール通知を無効にする： ヘルプ | トレーニング | Salesforce
